Każda praca wymaga poniesienia kosztów. Aby móc wypracować zysk, konieczne są pewne nakłady – nie tylko pieniędzy, ale i pracy. Niektóre z nich można odliczyć od podatku. Czym właściwie są koszty uzyskania przychodu dla osób fizycznych i firm oraz jak je rozliczać?

Najważniejsze informacje

1. Definicja kosztów uzyskania przychodu: To wydatki, które zostają poniesione w celu wypracowania przychodów, a także dla zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Pomniejszają one podstawę opodatkowania, co obniża kwotę podatku dochodowego.
2. Koszty uzyskania przychodu dla przedsiębiorców: Obejmują wszelkie wydatki związane z prowadzeniem firmy, takie jak zakup oprogramowania, raty leasingu, czy zakup maszyn. Nie dotyczą firm korzystających z opodatkowania ryczałtowego.
3. Koszty uzyskania przychodu dla osób zatrudnionych na etacie: Miesięczne limity wynoszą 250 zł dla pracowników miejscowych i 300 zł dla pracowników dojeżdżających z innej miejscowości. Pracodawca odlicza je od podstawy do opodatkowania i wykazuje w PIT-11.
4. Specjalne stawki kosztów uzyskania przychodu: Dla umów cywilnoprawnych stawka wynosi 20% przychodu, a dla działalności związanej z prawami autorskimi najczęściej 50%. Koszty wyższe niż ustawowe mogą być odliczone, jeśli są odpowiednio udokumentowane.
5. Koszty uzyskania przychodu związane z kredytami i pożyczkami: W przypadku przedsiębiorców, kosztem uzyskania przychodu może być część odsetkowa raty kredytu lub pożyczki, prowizje, a także ubezpieczenie zobowiązania. Część kapitałowa raty nie jest uznawana za koszt uzyskania przychodu.

Co to są koszty uzyskania przychodu?

Koszty uzyskania przychodu, według Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to — jak wskazuje ich nazwa — po prostu wydatki, które muszą zostać poniesione w celu uzyskania przychodów, a także dla zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Poniesione w celu osiągnięcia przychodów wydatki, wykazuje się na deklaracjach PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38 oraz PIT-39. Pomniejszają one podstawę opodatkowania i dzięki temu, przedsiębiorca czy osoba pracująca na umowę o pracę bądź umowę cywilnoprawną może zapłacić mniejszy podatek.

Koszty uzyskania przychodu, kiedy prowadzisz firmę

W przypadku firmy koszty uzyskania przychodów to wszelkiego typu wydatki (jednorazowe lub stałe), które podmiot musiał ponieść, aby móc wygenerować przychód.

Zalicza się tutaj m.in.:

• Zakup niezbędnego oprogramowania;
• Raty leasingu;
• Zakup maszyn i sprzętu.

Koszty uzyskania przychodów są ważne dla przedsiębiorców, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych lub na podstawie podatku liniowego. Nie dotyczą firm korzystających z ryczałtu.

Koszty uzyskania przychodu dla osób na etacie

Koszty uzyskania przychodu dla osób zatrudnionych na etacie to wydatki, które mogą być odliczone od ich dochodu w celu obniżenia podstawy opodatkowania. Dzięki KUP obciążenie podatkowe związane z umową o pracę jest mniejsze, co przekłada się na wyższe dochody netto.

Limity, z których można skorzystać, pracując na etacie, są określone ustawowo i jest to kwota 250 zł miesięcznie w przypadku tzw. pracowników miejscowych.

W skali roku jest to:

• 3 000 zł  — gdy pracownik ma jeden stosunek pracy;
• 4 500 zł  — gdy pracownik ma co najmniej dwa równoczesne stosunki pracy.

Podwyższone koszty uzyskania przychodu — kluczowe jest miejsce zamieszkania?

Pracownicy dojeżdżający do zakładu pracy z innej miejscowości mogą odliczyć w każdym miesiącu 300 zł z tytułu KUP.

W skali roku są to ustawowe limity na poziomie:

• 3 600 zł – w przypadku jednego stosunku pracy;
• 5 400 zł – w przypadku co najmniej dwóch równoczesnych stosunków pracy i przy braku otrzymywanie dodatku za rozłąkę. 

Warto wiedzieć: Dodatek za rozłąkę wypłacany za dojazd do miejsca świadczenia pracy z innej miejscowości (zamieszkania podatnika), sprawia, że KUP rozliczasz jak pracownik miejscowy.

A co jeśli koszty dojazdu wynosiły więcej niż 300 zł miesięcznie i faktyczne wydatki, które poniosłeś z tego tytułu, przekraczają ustawowe limity? Pracodawca odliczy Twoje realne nakłady finansowe jako koszty uzyskania przychodu, o ile możesz je udokumentować imiennymi biletami. Dojazd do firmy swoim prywatnym samochodem i rozliczenie kosztów paliwa jako KUP jest niemożliwy.

Na czym polega odliczenie od podatku?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, koszty uzyskania przychodu pomniejszają kwotę podatku dochodowego w danym roku, ponieważ są odejmowane od podstawy opodatkowanie. W praktyce pracodawca uwzględnia je w PIT-11, a podatnik po prostu przepisuje do swojej corocznej deklaracji.

A co w przypadku samozatrudnionych?

Koszty uzyskania przychodu również mogą być odliczone od podatku, ich wysokość nie jest jednak „z góry” określona ustawą. Do KUP zaliczają się wszystkie wydatki przedsiębiorców, które:

• Są jednoznacznie powiązane z prowadzoną działalnością;
• Służą osiągnięciu, zabezpieczeniu lub też zachowaniu źródła przychodów;
• Są faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane.

Ponadto istnieje lista wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Obejmuje ona m.in. odpisy i wpłaty na fundusze oraz przedawnione wierzytelności. Przed uznaniem danego wydatku za koszt, warto sprawdzić, czy nie znajduje się on w tej kategorii. Można to zrobić, przeglądając przepisy podatkowe lub konsultując się z doradcą podatkowym.

Wysokość kosztów uzyskania przychodu a PIT za 2024 rok

Osoby pracujące na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, rozliczając rok podatkowy 2024, wskażą wysokość kosztów uzyskania przychodu w zeznaniu PIT-37 w sekcji D. Dane do wprowadzenia znajdą na PIT-11 od pracodawcy.

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą, rozliczający PIT 2024 na deklaracji z numerem 36, wprowadzą kwotę kosztów uzyskania przychodu w sekcji E.

Z kolei żaden podatnik będący na tzw. ryczałcie nie ma prawa do pomniejszenia podatku o KUP.

Czy rata kredytu może być kosztem uzyskania przychodu dla przedsiębiorcy?

W przypadku firm rata kredytu może zostać częściowo uznana za koszt uzyskania przychodu. Dlaczego częściowo? Do tego typu wydatków można zaliczyć wyłącznie część odsetkową raty, która stanowi wynagrodzenie banku za udzielenie zobowiązania. Zwrot kapitału (część kapitałowa) nie może być traktowana jako koszt. Przedsiębiorca bowiem oddaje pieniądze, które wcześniej pożyczył.

Za koszt uzyskania przychodu można uznać także inne wydatki dotyczące kredytu lub różnych rodzajów pożyczek. Są to m.in.:

• Prowizja;
• Ubezpieczenie zobowiązania.

Ważne: Wydatki należy księgować w momencie, w którym faktycznie są ponoszone przez firmę, a nie tylko naliczane.

Czy pożyczka w firmie pozabankowej jest dla firmy kosztem uzyskania przychodu?

W przypadku pożyczek pozabankowych obowiązują takie same zasady jak przy kredytach bankowych. Kosztem uzyskania przychodu jest zatem odsetkowa część raty tego typu zobowiązania. Środki z pożyczki muszą być jednak wykorzystane na cele firmowe.

W SMART Pożyczka oferujemy pożyczki pozabankowe na atrakcyjnych warunkach. Z naszych chwilówek mogą skorzystać zarówno osoby pracujące na podstawie umowy o pracę (lub umów cywilnoprawnych), jak i prowadzące działalność gospodarczą.

Koszty uzyskania przychodu w przypadku umowy zlecenia i umowy o dzieło

Zgodnie z przepisami prawa koszty uzyskania przychodu, wypracowanego na podstawie umów cywilnoprawnych (czyli umowy zlecenie i umowy o dzieło), to 20% przychodu po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne należne w danym miesiącu.

Jeżeli zleceniobiorca lub twórca dzieła poniósł wyższe koszty niż ustawowe i może to udokumentować, w deklaracji podatkowej powinien zawrzeć faktyczne wydatki.

Koszty uzyskania przychodu a prawa autorskie

Jeżeli praca danego podatnika wiąże się z przekazaniem praw autorskich, należy mu się wyższe odliczenie z tytułu KUP.

Koszty uzyskania przychodu – 50% dotyczą:

• Przychodu (pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne) z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i z praw pokrewnych.
• Przychodu z tytułu opłaty licencyjnej za przeniesienie prawa stosowania projektu wynalazczego, topografii układu scalonego, znaku towarowego czy wzoru zdobniczego, wpłaconej podczas pierwszego roku trwania licencji i od pierwszego podmiotu, z którym zawarto umowę licencyjną.
• Przychodu z tytułu zapłaty za przeniesienie prawa własności projektu wynalazczego, topografii układu scalonego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego przez pierwszego właściciela.

Koszty uzyskania przychodu – 20% dotyczą:

• Przychodu (pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne) z działalności wykonywanej osobiście, tj. działalności artystycznej, literackiej, naukowej, sportowej, dotyczącej pracy trenerów, arbitrów, biegłych czy inkasentów.

Koszty uzyskania przychodu jako faktycznie poniesione wydatki (wyższe niż 20% czy 50%) dotyczą:

• Przychodów osób, które są w stanie udokumentować, że poniesione przez nie koszty uzyskania przychodu są wyższe niż koszty określone w ustawie.

Podsumowanie

Koszty uzyskania przychodu to kluczowy element w rozliczeniach podatkowych, zarówno dla osób fizycznych, jak i przedsiębiorców. Dzięki nim można obniżyć podstawę opodatkowania, co bezpośrednio przekłada się na zmniejszenie wysokości podatku dochodowego. Dla pracowników oznacza to możliwość odliczenia stałych kwot z tytułu kosztów związanych z pracą, co w konsekwencji podnosi ich dochód netto. Przedsiębiorcy natomiast mają szeroki wachlarz wydatków, które mogą uznać za koszty uzyskania przychodu, o ile są one właściwie udokumentowane i związane z prowadzoną działalnością. Przy rozliczeniu PIT za 2024 rok, zrozumienie i prawidłowe zastosowanie kosztów uzyskania przychodu może znacząco wpłynąć na końcowy wynik podatkowy, zmniejszając obciążenia finansowe i pozwalając na bardziej efektywne zarządzanie budżetem.

Pytania i odpowiedzi

Źródła

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych [https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19910800350/U/D19910350Lj.pdf]